Wat houdt een privacy statement in? 

Bij Join(t)Forces vinden we het van groot belang om zorgvuldig met uw gegevens om te gaan. Als u bij één van onze praktijken komt, is het noodzakelijk dat wij bepaalde gegevens van u vastleggen. In dit privacy statement staat beschreven op welke wijze Join(t)Forces met uw persoonlijke informatie omgaat en wat uw rechten zijn met betrekking tot de verwerking van uw gegevens. 

 

Welke gegevens bewaren wij en waarom?

1. Uw gegevens 

Uw gegevens worden vastgelegd om veilige zorg te kunnen leveren. Wanneer u bij ons een afspraak maakt, worden de volgende gegevens in Join(t)Forces geregistreerd: 

- Contactgegevens, zoals voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, emailadres

- Vereniging lidmaatschap en soort sport

- Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens: preventie of blessure (soort blessure), testdatum, testgegevens: gewicht, tibia lengte, knie valgus, knieflexie, Q/H ratio en adviezen

 

2. Doelen op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken 

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@jforces.nl t.a.v. Martin Baan. Wij verwijderen z.s.m. deze informatie. 

Join(t)Forces verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen: 

- voor het verzenden van onze (toekomstige) nieuwsbrief;

- u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;

- u te kunnen voorzien van uw testgegevens, trainingsadviezen en huiswerkoefeningen via een persoonlijke inlogcode op de Join(t)Forces app;

- u te kunnen voorzien van de warming-up oefeningen via een persoonlijke inlogcode op de Join(t)Forces app.

 

3. Gebruik Cookies 

Cookies worden door uw browser opgeslagen op uw computer. Wij maken uitsluitend gebruik van cookies voor website-analyse. Om onze bezoekersstatistieken bij te houden, maken wij gebruik van Google Analytics. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website wordt gebruikt en om rapporten over de website aan ons te kunnen verstrekken. Deze informatie gebruiken wij om een beter beeld te krijgen van onze bezoekers en om onze site hierop te optimaliseren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. 

Cookies kunnen nooit gebruikt worden om privégegevens van uw computer uit te lezen of wachtwoorden te onderscheppen. Ook kunnen ze een computer niet infecteren met een virus of trojan.


U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

 

4. Overige gegevens 

Klachten.Via onze website kunt u een klacht indienen: info@jforces.nl  t.a.v. Martin Baan. De gegevens, die u hier  invult, worden in ons managementsysteem bewaard. De klachtenfunctionaris ontvangt de mail en neemt uw klacht in behandeling. Uw klachtendossier wordt apart van uw persoonlijk dossier bewaard.

 

Camera’sBij het afnemen van veldtesten wordt gebruik gemaakt van camerabeelden. Dit gebeurt na schriftelijke toestemming van de ouders. Na analyse worden de videobestanden en de schriftelijke toestemming van deze veldtesten nog drie maanden bewaard en daarna direct vernietigd. 

 

2. Welke medewerkers of instanties hebben toegang tot uw gegevens? 

1. Uw gegevens 

• Uw gegevens zijn inzichtelijk voor zorgprofessionals die direct betrokken zijn bij uw zorgverlening. 

• Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht (bijvoorbeeld onze hostingpartij), sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Join(t)Forces blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

 

2. Kwaliteitsgegevens 

Interne kwaliteitscontroleVoor de uitvoering van interne audits worden dossiers op kwaliteit gecontroleerd. Het is namelijk van belang dat uw dossier compleet en volledig is ingevuld om veilige zorg te kunnen leveren. Tijdens zo’n interne audit hebben de interne auditoren inzage in het dossier om steekproefsgewijs te controleren of alle noodzakelijke onderdelen zijn ingevuld. Zij proberen zoveel mogelijk de dossiers anoniem te benaderen. In de rapportage worden de resultaten in ieder geval geanonimiseerd, zodat deze niet zijn terug te leiden naar de individuele patiënt. Op deze manier kunnen wij de kwaliteit borgen.

 

Externe auditJoin(t)Forces wil de kwaliteit van haar dienstverlening door een objectieve instantie laten beoordelen. Dit geschiedt middels een externe audit. Tijdens deze uitvoering van de externe audit audits wordt ons managementsysteem getoetst op de eisen van het ISO 9001-keurmerk. Tijdens zo’n externe audit hebben de externe auditoren inzage in het dossier om steekproefsgewijs te controleren of alle noodzakelijke onderdelen zijn ingevuld. Zij proberen zoveel mogelijk de dossiers anoniem te benaderen. In de rapportage worden de resultaten in ieder geval geanonimiseerd, zodat deze niet zijn terug te leiden naar de individuele patiënt. Op deze manier kunnen wij objectief aantoonbaar maken, dat wij aan de kwaliteitseisen van ISO 9001 voldoen.

 

3. Overige gegevens 

CalamiteitenOndanks dat Join(t)Forces haar uiterste best doet om uw behandeling zo veilig mogelijk te laten verlopen, kan er altijd iets mis gaan. In geval van ernstige calamiteit zullen relevante gegevens in het belang van uw gezondheid gegevens worden overgedragen aan bijvoorbeeld ambulance-medewerkers en ziekenhuis. Gezien de medische spoed, zullen wij op dat moment daar geen specifieke toestemming voor vragen.

In het geval van een medische calamiteit tijdens de veldtesten is de organisatie verplicht melding te maken bij de Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd. Wij stellen u altijd op de hoogte indien wij een melding doen die u betreft. Wij moeten bij een melding aangeven welke cliënt betrokken was bij de calamiteit (naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer). 

 

Klachten. Voor het afhandelen van klachten heeft de klachtenfunctionaris inzage in uw gegevens, vanaf het moment dat u een klacht indient bij Join(t)Forces. De klachtenfunctionaris handelt de klachten zelfstandig af, maar kan bij complexe klachten inhoudelijk advies vragen bij een externe partij. Hierbij worden uw persoonsgegevens zorgvuldig en zo veel mogelijk geanonimiseerd behandeld. 

 

3. Bewaartermijn van uw gegevens 

Join(t)Forces volgt minimaal de wettelijke bewaar- en vernietigingstermijnen en bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. 

 

Dit betekent: 

Uw test/behandel gegevens: minimaal 15 jaar 

Camerabeelden en toestemmingsverklaring veldtesten: 3 maanden

 

4. Beveiliging van uw gegevens 

Uw privacy en de beveiliging van uw gegevens hebben hoge prioriteit voor onze organisatie. Door middel van een scala van interne organisatorische en technische maatregelen doen wij er alles aan uw privacy te waarborgen. Onze Privacy Officer ziet toe op de naleving van de wet- en regelgeving, dit privacy statement, interne gedragsregels, protocollen en werkinstructies voor medewerkers en fysiotherapeuten en rapporteert op regelmatige basis aan de directie. 

 

Het is helaas altijd mogelijk dat er toch iets mis gaat in de beveiliging van uw gegevens. Wij volgen in dergelijke gevallen de meldplicht 'Datalek'. Indien van toepassing, zullen wij u informeren als uw gegevens betrokken zijn bij een datalek en u adviseren hoe u daar mee om kunt gaan. De procedure kunt u nalezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/beveiliging/meldplicht-datalekken.

U kunt een datalek ook bij ons melden door contact op te nemen met onze Privacy Officer (info@jforces.nl t.a.v. Martin Baan).

 

5. Uw rechten 

In de wet- en regelgeving (AVG) zijn voor de patiënt rechten vastgelegd betreffende het medisch dossier. U kunt hierbij denken aan het recht op inzage en aanvulling/correctie van het dossier, het recht op een kopie van uw gehele dossier en het recht op vernietiging van uw medische gegevens.

 

Kopie dossier. U kunt een aanvraag indienen voor het ontvangen van een kopie van uw dossier door een email te sturen naar info@jforces.nl  t.a.v. Martin Baan. Wij nemen dan contact met u op om het bericht te verifiëren. Uw dossier wordt binnen 5 werkdagen aangetekend per post of mail naar u verzonden. 

 

Inzage. Indien u inzage wilt in uw dossier, kunt u een afspraak maken in de praktijk. Samen met uw behandelaar kunt u uw dossier inzien. 

 

Correctie of aanvulling. Indien u een correctie of aanvulling wilt maken op de inhoud van uw dossier, kunt u dat aangeven aan uw behandelaar. De behandelaar zal beoordelen of de correctie of aanvulling wordt overgenomen, immers mag het een veilige behandeling niet in de weg staan. 

 

Vernietiging. Het is mogelijk uw medisch dossier, binnen de kaders van de wet, te laten vernietigen. Wij nemen dan contact met u op om het bericht te verifiëren. U ontvangt bericht van vernietiging. Uit voorzorg sturen wij altijd een kopie van het dossier aan u toe, zodat bij onvoorziene omstandigheden u zelf over de gegevens beschikt. 

 

Intrekken van toestemming. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor (delen van bovenstaande) gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Join(t)Forces Tevens heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid: u kunt bij ons een verzoek indienen om van uw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. 

 

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@jforces.nl t.a.v. Martin Baan. 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage, of correctie, of verwijdering, of gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens door u is gedaan, vragen wij u naar de praktijk te komen (incl. identiteitsdocument). We reageren daarna zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. 

 

6. Heeft u nog vragen? 

Mocht u vragen hebben over de privacy en veiligheid van uw gegevens, kunt u altijd contact met ons opnemen. Ook als u een vermoeden heeft dat er een datalek heeft plaats gevonden, of u komt een zwakte in ons privacy beleid tegen, vernemen wij dat uiteraard graag. Dat mag ook anoniem. Als het om gevoelige informatie gaat willen we u vragen de email versleuteld aan ons de versturen. 

 

Join(t)Forces

Martin Baan (Functionaris Gegevensbescherming)

Dalkruidbaan 21 

2908 KC Capelle aan den IJssel 

telefoon 010 - 4582263

info@jforces.nl  t.a.v. Martin Baan.

https://www.jforces.nl

 

Join(t)Forces wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.